Cuando tenemos muchas tareas a las que dedicarnos y las mismas 24 horas diarias que todos los demás, necesitamos trucos para gestionar el tiempo de forma eficaz.
Tanto en la vida personal como en la profesional, las tareas y compromisos se acumulan con una facilidad increíble. Si no estamos pendientes nos podremos ver inmersos en un sinfín de compromisos que, además, poco aportarán a nuestra felicidad o al suceso de nuestra empresa.
Es para que tengas más tiempo para lo que te importa que trabajamos a diario y por ello hicimos el listado de 5 trucos para gestionar el tiempo de forma eficaz.
Crea tu rutina
Para crear una rutina que se adapte a ti debes conocerte a ti mismo y ser consciente de tus necesidades.
Es importante tener tus objetivos a largo plazo claros: ¿Dónde quieres llegar?
Conociendo tus planes de futuro, tus objetivos a largo plazo, puedes entonces crear tu rutina adaptada a los objetivos que debes cumplir a corto plazo.
Un buen ejemplo es cuando a primeros de enero se piensa en hacer algo que, si bien suele ser bastante beneficioso, se aleja de nuestra rutina habitual. Al final no se suele cumplir porque no se llega a crear la rutina adecuada. Vamos a imaginar que nuestro objetivo es correr el maratón (a largo plazo porque nunca hicimos mucho más que ir al gimnasio 3 veces por semana). En nuestra rutina deberíamos incluir entrenamientos diarios, además de las demás obligaciones y compromisos.
Una buena opción es dividir el día por bloques de tiempo. Así sabrás siempre que toca en ese momento del día.
Planifica descansos
Uno de los errores más comunes a la hora de planificar el día y de crear rutinas es hacerlo de una forma tan meticulosa que poco espacio se deja a la improvisación.
Si bien no hay nada de malo no improvisar, debemos ser conscientes que no siempre las situaciones son las más favorecedoras y no todo sale bien a la primera.
Una planificación muy ajustada está prácticamente condenada al fracaso porque no será posible cumplir a rajatabla la mayor parte de las veces.
Para evitar el sentimiento de fracaso por no haber cumplido con todos los proyectos del día, lo mejor es ser realistas y dejar unos tiempos libres entre proyectos o tareas.
Me gustan los ejemplos y pongo uno muy típico. Cuando tenemos varias reuniones, intentamos agruparlas en un bloque de tiempo. Y si nos debemos mover entre reuniones hay que tener en cuenta el trayecto entre una y otra. Pero, ¿Qué pasa si algún incidente nos obliga a retrasar un poco una de las reuniones?
Situaciones que no podemos controlar hay muchas a lo largo del día. Podemos tardar más de lo habitual en un trayecto, no encontrar aparcamiento o tener una urgencia a la que atender.
Si contamos con un tiempo extra, son minutos extra que tenemos de margen. Y si terminamos a tiempo, podremos descansar y relajar unos minutos (algo realmente necesario para no terminar agotados y evitar fallos por cansancio o distracción). Y si se tuerce algo, tenemos unos minutos extra para no interferir con las demás tareas.
Organización
El tiempo que se disfruta no es una pérdida de tiempo. Pero el que no aporta nada sí que lo es.
Sinceramente, perfiero “perder tiempo” yendo al cine que buscando aquella factura que me llegó hace unos días y dejé “ahí mismo” para guardar después.
Aparte de la pérdida de tiempo que supone no mantener una organización adecuada, también puede suponer un gasto financiero extra, ya sea en modo de multas por retrasos o por necesitar adquirir nuevamente algún producto.
A veces (la mayoría), ganamos más tiempo si inicialmente perdemos alguno organizando. Y es tan válido cuando os hablé de organizar las rutinas como si hablamos de organizar prioridades o espacios físicos.
Lo ideal es dejar todo recogido antes de dar por finalizado el día laboral. Y si hay algún asunto que se quedó pendiente, se puede colocar en una carpeta de asuntos pendientes o de tareas para hacer al día siguiente (pero recogido).
Delega
Por mucho (y bien) que gestiones tu tiempo, sigues teniendo un día con 24 horas. En esas 24 horas debes colocar todos los compromisos que tienes con los demás pero también los que tienes contigo mismo.
Al final, el tiempo se agota y no puedes hacerlo todo.
¡Delegar es la respuesta!
Hay cosas que no puedes delegar. Otras que no debes. Y luego están las que puedes delegar sin problema y será muy beneficioso para ti. ¿Ejemplos de cada una? No puedes delegar las horas de sueño. No debes delegar la atención a tus familiares y amigos. Puedes delegar aquella parte rutinaria de trabajo que no es tu especialidad (por ejemplo, la gestión de agenda, la confirmación de citas, las publicaciones de tu empresa en las redes sociales y muchas otras tareas).
Elige herramientas adecuadas – Agenda y más
Utilizar o no las nuevas tecnologías depende de tus preferencias.
No tendrás más tiempo libre si utilizas una agenda física o una app. Conseguirás más tiempo libre al gestionar tu tiempo, independientemente de la herramienta que elijas (siempre que sea la más adecuada para ti).
Nuestro equipo utiliza varias aplicaciones y la nube tanto para el trabajo en equipo como para la comunicación con clientes. Whatsapp, Toggl, evernote, etc. Sin embargo mi agenda personal sigue siendo en papel (lo que se escribe a mano no se olvida).
Al final, lo que importa es que utilices las herramientas que son prácticas para ti, que se adaptan a tu modo de trabajar y que te permiten ganar tiempo.
Ahora que ya sabes los 5 trucos que teníamos para contarte, podrás ponerlos en práctica y notar la diferencia en tu vida.
Para ti, ¿cuáles son tus trucos para gestionar el tiempo?